Avant l'IA, restaurez une sauvegarde

Exemple : une PME industrielle de 60 personnes nous appelle pour un assistant documentaire. Les procédures qualité sont dispersées, les nouveaux opérateurs posent toujours les mêmes questions, le projet est mûr. La première chose que nous demandons n'a rien à voir avec l'IA : la date de la dernière restauration de sauvegarde. Silence. On teste. Les sauvegardes s'arrêtent depuis quatre mois sur une erreur de mot de passe, et personne ne lit les alertes. L'assistant attendra trois semaines. La première solution mise en place est une sauvegarde qui fonctionne.

Ce cas est fictif dans ses détails, pas dans sa fréquence. Il résume pourquoi nous commençons chaque mission par un audit de l'existant, même quand la question posée est « quelle IA pour nous ».

Pourquoi l'existant passe avant l'IA

L'IA amplifie ce qui existe

Un assistant qui répond à partir de procédures obsolètes répond faux, avec assurance. Un flux automatisé branché sur un fichier clients plein de doublons crée des doublons plus vite. Un tableau de bord alimenté par des saisies faites « à côté » de l'ERP donne des chiffres faux tous les matins. La technologie ne corrige pas l'existant ; elle le multiplie.

Le risque n'attend pas le projet

Pendant que vous choisissez un outil, un ancien salarié a toujours accès à la messagerie, un mot de passe administrateur circule dans un tableur, et la sauvegarde n'a jamais été testée. Un rançongiciel ou un départ mal géré coûte plus qu'un projet IA raté, et il arrive sans prévenir.

L'existant finance la suite

Les premières solutions coûtent peu : quelques milliers d'euros pour des sauvegardes testées, une revue des comptes, une revue des abonnements. Elles se financent souvent avec ce qu'elles trouvent. Exemple : une agence de 25 personnes qui économise 900 € par mois d'abonnements inutilisés a payé son audit en six mois.

Les 8 contrôles que nous faisons en premier

Ces contrôles ouvrent chaque Audit de l'existant. Ils prennent deux à trois jours. Ils demandent des preuves, pas des déclarations.

1. Restaurer une sauvegarde

Pas vérifier qu'elle existe : la restaurer. Un fichier, une boîte email, une base de données de l'ERP, sur un poste ou un serveur de test. On note la date, la durée, ce qui a manqué. Ce qu'on trouve souvent : des sauvegardes en échec silencieux, des sauvegardes stockées sur le même compte que les données (donc chiffrées avec elles en cas d'attaque), des outils en ligne que personne ne sauvegarde parce que « c'est dans le cloud ». Ce que ça coûte de corriger : 3 500 à 6 000 € pour un plan de sauvegarde et de reprise testé.

2. Croiser les comptes avec le registre du personnel

Export des comptes de la messagerie, de l'ERP, du CRM, des outils partagés. Comparaison avec la liste des salariés et des prestataires en cours. Ce qu'on trouve : des comptes actifs de personnes parties depuis plus d'un an, des accès administrateur au nom d'un ancien prestataire, la double authentification activée sur un tiers des comptes. Ce que ça coûte : 2 500 à 5 000 € pour une revue complète et une procédure de départ appliquée le jour même.

3. Suivre un dossier client de bout en bout

On prend un dossier réel et on le suit : demande, devis, commande, prestation, facture, encaissement, relance. On compte les outils traversés, les ressaisies, les délais d'attente entre deux étapes. Ce qu'on trouve : sept outils et quatre ressaisies de la même adresse est un résultat courant dans une PME de 40 personnes. C'est aussi là qu'apparaissent les premiers candidats à l'automatisation, avec leurs volumes.

4. Exporter les données de chaque outil

Un export complet, pas un rapport. Si l'export prend plus d'une heure, demande un ticket au support ou coûte un supplément, l'entreprise ne possède pas ses données. Ce qu'on trouve : des outils métier sans export, des contrats sans clause de réversibilité, des données historiques dans un logiciel plus maintenu. Ce contrôle décide de la suite : on ne branche pas une automatisation sur un outil dont on ne peut pas sortir.

5. Relever les abonnements sur six mois de relevés bancaires

Toute ligne récurrente est listée, puis attribuée à un usage et à un responsable. Ce qu'on trouve : des doublons (deux outils de visioconférence, deux de signature), des licences payées pour des personnes parties, des ressources cloud oubliées après un projet. Résultat courant : 10 à 25 % de la facture logicielle et cloud récupérables sans changer d'outil.

6. Vérifier qui détient les droits administrateur

Nom de domaine, hébergement du site, messagerie, ERP, comptes fournisseurs d'IA, réseaux sociaux. Au nom de qui ? Avec quelle adresse de récupération ? Ce qu'on trouve : un nom de domaine au nom du webmaster de 2014, une messagerie dont le seul administrateur est le prestataire, un compte d'hébergement lié à l'adresse personnelle d'un salarié. Corriger coûte une journée. Ne pas corriger coûte, un jour, l'accès à l'entreprise.

7. Ouvrir le registre RGPD et lister les usages d'IA

Le registre des traitements existe-t-il, est-il daté de moins d'un an, mentionne-t-il les sous-traitants ? Puis l'inventaire des usages d'IA, y compris ceux que la direction ne connaît pas : comptes personnels, extensions de navigateur, outils gratuits. On le fait en réunion d'équipe, sans juger. Ce qu'on trouve : des données clients dans des outils grand public, aucune formation (obligatoire depuis février 2025 au titre de l'article 4 de l'AI Act), un registre de 2019.

8. Demander à deux personnes clés ce qui s'arrête sans elles

Dans une PME, l'infrastructure la plus critique est souvent deux personnes qui savent tout : les mots de passe, les paramétrages, les clients particuliers, le fournisseur à appeler. On leur pose la question directement : « si vous êtes absent un mois, qu'est-ce qui s'arrête ? » Ce qu'on trouve : une liste de dix à vingt éléments jamais documentés. Ce que ça coûte : 4 000 à 8 000 € pour documenter les process et les outils, avec un plan de continuité par personne clé.

Ce que ces contrôles changent pour le projet IA

Ils donnent trois choses qu'aucun projet IA ne peut fournir seul.

Un ordre. Sauvegardes, accès et abonnements d'abord ; puis les données ; puis l'automatisation et l'IA. Cet ordre n'est pas une prudence excessive, c'est le chemin le plus court : chaque étape rend la suivante moins chère.

Des volumes. Le dossier client suivi au contrôle 3 donne le nombre de devis, de factures, de tickets par mois. C'est avec ces volumes qu'on calcule si une automatisation paie, et en combien de temps. Sans volume, on décide au ressenti.

Des prérequis vérifiés. Un flux de devis automatisé demande un process écrit, des données clients propres et un outil qui accepte des connexions. Les contrôles 3, 4 et 7 disent si ces prérequis sont là ou s'il faut d'abord les construire.

Ce que nous faisons chez nous

Nous appliquons la même règle aux chaînes de traitement que nous exploitons nous-mêmes : chaque service documenté au même standard, une supervision qui rejoue les parcours critiques plusieurs fois par jour, une bascule de secours testée et pas seulement prévue, un dossier de conformité tenu à jour, registre et analyse de risques compris. Aucun de ces éléments n'est de l'IA. Tous rendent l'IA possible.

Combien de temps, combien d'argent

Les huit contrôles sont la première semaine de l'Audit de l'existant, qui dure trois semaines et coûte 4 900 € HT jusqu'à 30 personnes, 7 500 € jusqu'à 100, 9 900 € jusqu'à 250. Il se termine par un état des lieux, un registre des risques, un inventaire des coûts et un plan de solutions chiffré. Si aucune solution n'est rentable, le plan le dit.

Vous pouvez aussi faire les contrôles 1, 2 et 5 vous-même en une demi-journée, avec votre infogérant et vos relevés bancaires. Si les trois passent, votre projet IA a de bonnes chances. Si l'un échoue, vous venez de trouver la première solution à mettre en place.

À retenir

• L'IA amplifie l'existant : données fausses, réponses fausses ; process flou, automatisation floue.
• Huit contrôles ouvrent chaque audit : restaurer une sauvegarde, croiser les comptes, suivre un dossier client, exporter les données, relever les abonnements, vérifier les droits administrateur, ouvrir le registre RGPD et l'inventaire IA, interroger les personnes clés.
• Ils demandent des preuves, prennent deux à trois jours et donnent l'ordre, les volumes et les prérequis du projet IA.
• Les premières solutions coûtent quelques milliers d'euros et se financent souvent avec les abonnements inutilisés qu'elles trouvent.

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